7 приемов как успевать больше

Первый прием: Заведи список задач на день Для чего нужен список задач? Было установлено, что мы можем держать в голове под контролем не более 7+/-2 дел или важных мыслей. И вот представь. Ты встаешь утром и идешь на работу, по дороге вспоминаешь что:
- Тебе необходимо купить подарок к дню рождения близкого человека;
- Оплатить за интернет, пока не отключили.
Когда ты пришел на работу:
- Узнаешь, что тебе необходимо сегодня подготовить отчет;
- Зашел, коллега попросил скинуть шаблон договора;
- После утренней планерки начальник попросил сделать 3 дела.

Голова уже заполнена, но время не останавливается, тебе может позвонить клиент, близкий человек, коллега, может случиться непредвиденная ситуация и т. п. Что происходит в таком случае? Мы что-то забываем. Если мы забудем купить продукты в магазине, то ничего страшного, конечно же, не случится, но ведь можно забыть более важное: не приехать на важную встречу, принять лекарства и т. д.
К тому же чем больше дел у нас находится в голове, тем хуже становятся наши аналитические способности, т. к. на запоминание информации тратится энергия.
Список задач снимает все описанные выше проблемы и имеет следующие преимущества по сравнению с работой по памяти:

1. Записать всегда быстрее, чем запомнить. Например, записать сотовый телефон в 10-100 раз быстрее, чем запомнить. Также и с делами.
2. Экономия энергии. Чтобы не забыть важное, мы часто вспоминаем, на это тратится энергия. Записная книжка снимает эту проблему.
3. Надёжность. Что написано пером — не вырубишь и топором. Любое дело можно забыть, на фоне усталости, эмоций или других дел. Но если задачи записать, то забыть куда сложнее.

Ты можешь вести список задач на обычном листке, в блокноте, но лучше, если это будет записная книжка, т. к. в ней есть календарь. Список задач на день может быть на компьютере или бумажном носителе. Самое главное чтобы он у тебя был т. к. это основа для планирования, как фундамент у дома. Если у дома нет фундамента, то максимум, что можно построить — это небольшую одноэтажную конструкцию без отопления из пластика или фанеры. Также и в планировании без списка задач на день или записной книжки, конечно же, можно обойтись, но ты будешь сильно ограничен в возможностях. Самое главное в списке задач или в записной книжке — перечень дел, которые нужно сделать в течение дня. 2-я по важности часть — это календарь, в нем можно посмотреть задачи, которые нужно выполнить в тот или иной день. Поэтому записная книжка предпочтительнее обычного списка, потому что там есть календарь.

Второй прием: Работай со списком задач каждый день. Самое важное при работе с органайзером времени или записной книжкой это работать в соответствии с ранее составленным планом. Для этого регулярно просматривай записную книжку, чтобы выяснить все ли ты сделал, что запланировал на сегодня. Можно просматривать список после того, как завершишь текущее дело. Очень важно заносить в свой органайзер важные дела, которые нужно обязательно сделать сегодня.
Третий прием: Сначала записать, потом делать. Если поступает новая задача и она несрочная, то сначала запиши ее в записную книжку и приступай, только когда до нее дойдет дело. Любые новые задачи кажутся очень важными, и мы начинаем браться за все подряд: проверять почту, совершать телефонные звонки и т. д. Но как только ты начнешь сначала записывать все входящие дела в записную книжку, то обнаружишь, что по соседству с данной записью есть более важные задачи. Все движения правой части тела контролируются левым полушарием мозга, отвечающим за логику. Когда мы записываем новую задачу правой рукой, то активизируем левое полушарие нашего мозга, отвечающего за логику. Активизация логики при записи правой рукой поможет нам принять более верные решения. Записывая все дела в записную книжку, перед тем как приступить к работе, ты сможешь выполнить в течение дня самые важные дела и сможешь противостоять второстепенным задачам, которые постоянно тебя отвлекают.
Четвертый прием:  Сначала важные, потом срочные задачи. Все запланированные дела следует выполнять в порядке их значимости, а потом уже по времени исполнения. Начиная с самых важных и постепенно переходить к менее значимым. Записывай в свой план на сегодня дела в порядке их значимости, потом отсортируй по срочности и начинай работать с самыми приоритетными. Например, тебе позвонил знакомый поболтать. Звонок по телефону, срочное дело, т. к. телефон звонит прямо сейчас, но может быть неважным. Если у тебя есть более значимые задачи, допустим, подготовить отчет по работе, то лучше сначала сделать все более важные задачи, в частности отчет, а потом, если будет время, перезвонить и поговорить со знакомым. Но не наоборот, иначе из-за незначимого звонка, можно не успеть сделать более важное дело. Важность приоритетнее срочности. За срочные дела следует браться, только если ты контролируешь ситуацию и уверен, что успеешь все более важные.
Пятый прием: Электронный органайзер. Существует огромное количество электронных записных книжек. Электронный ежедневник обладает неоспоримыми преимуществами по сравнению с бумажными:
Во-первых - экономия времени. На электронном ежедневнике не нужно заново переписывать задачи с прошлого дня на текущий, а также с ним можно работать как на компьютере, так и на телефоне или планшете, синхронизуя данные на всех устройствах. В электронный ежедневник можно очень быстро скопировать большой объем информации для дальнейшей работы. Например: ты хочешь вечером приготовить банановый пирог и тебе надо заранее записать, необходимые ингредиенты, перед тем, как ты пойдешь в магазин. Если у тебя электронный органайзер, то еы можешь быстро скопировать весь рецепт из интернета в ежедневник, буквально за считаные секунды. В то же время, чтобы записать от руки на листочке только ингредиенты, тебе потребуется больше времени, чем на весь рецепт в электронном виде. А в магазине будет достаточно включить ежедневник в телефоне, чтобы быстро понять, что покупать.
Во-вторых - удобство. Обычной записной книжкой неудобно пользоваться в транспорте, магазине, на отдыхе, в этих местах сложно записать и смотреть заметки т. к. бумажный ежедневник большой и нужно 2 руки, чтобы его открыть. А вот электронная записная книжка на телефоне всегда будет с тобой, где бы ты ни находился: транспорт, магазин, улица. Ты можешь быстро сделать записи на компьютере, а затем сделать синхронизацию, чтобы эти заметки появились в твоем телефоне за считаные секунды.
Шестой прием: Планируй следующий день с вечера Составляй план действий на следующий день заранее, лучшее время — это конец рабочего дня, перед тем как ты пойдешь домой. Это простое действие поможет тебе лучше высыпаться, т. к. часто причиной бессонницы бывает то, что мы вечером перебираем в памяти все важные дела, которые нужно завтра успеть сделать, чтобы не забыть их утром. И именно эти мысли мешают нам расслабиться и спокойно заснуть, но если ты запишешь все свои планы, то обеспечишь не только спокойный сон, но и вечер.
Помимо этого, когда ты заранее составишь план, твое подсознание будет постоянно всю ночь работать над тем, как лучше сделать запланированное. Решение сложных задач может само приходить к тебе за завтраком, по дороге на работу или даже среди ночи. Именно утром чаще всего приходят новые идеи, и ты будешь использовать это время с максимальной пользой, достаточно только написать список дел на следующий день заранее. Кстати, если у тебя есть вопросы, на которые ты хочешь получить ответ, то перед тем, как заснуть и закрыть глаза задай их самому себе, желательно вслух и сразу засыпай. А утром приготовь сразу записать все мысли, которые могут появиться в момент, когда ты проснешься или позднее.

Седьмой прием: Планируй сложные задачи на пик своей активности Составляй план на день так, чтобы работа требующая больших энергозатрат приходилась на пик твоей активности, когда у тебя много сил и ты максимально продуктивен. Как правило, пик активности начинается утром, т. к. после сна у тебя много сил и свежая голова, но бывает, что пик активности может приходиться и на дневные и даже вечерние часы.
Самыми энергозатратными занятиями являются дела, к которым нет таланта. Как правило, — это те занятия, которые больше всего не хочется делать. Эти дела в тайм-менеджменте называются лягушками, потому что эти задачи неприятно начинать выполнять. В тайм-менеджменте есть правило — начинать день с лягушки, т. е. с неприятного дела. Это правило позволит тебе работать эффективнее, т. к. обычно именно утром больше всего сил, а эти силы крайне важны, чтобы сделать самую неприятную работу. Самые неприятные задачи планируй на пик активности, например, на утро и ты увидишь, как станешь больше успевать и повысится твоя личная эффективность.
P.S. Если надо что-то еще сделать, а энергетика уже на нуле, воспользуйся энергетическим напитком, но только натуральным, ни в коем случае не синтетикой, безопасным и полезным. Например «Солстик энерджи».
Будь здоров, живи богато!
(По материалам: markov-a.ru)